Klokkenluidersregeling


Interne regeling met betrekking tot klachten en vermoedens van een misstand bij Hendriksen Accountants en Adviseurs BV / Hendriksen Accountants Controle BV.
De geldende en volledige klokkenluidersregeling vindt u hieronder.

Adviesgesprek aanvragen

Klokkenluidersregeling

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • Hendriksen: Hendriksen Accountants en Adviseurs BV / Hendriksen Accountants Controle BV;
  • Directie: De directie van Hendriksen;
  • Melder: degene die, al dan niet in dienst van Hendriksen, werkzaamheden verricht voor Hendriksen en het vermoeden van een misstand of een klacht onder deze regeling meldt;
  • Onderzoeksteam: de personen die zijn belast met het feitelijk onderzoek naar en melding als bedoeld in artikel 3 of artikel 5;
  • Raadsman: Een interne of externe functionaris die uit hoofde van zijn functie tot geheimhouding verplicht is, zoals een advocaat, een jurist bij een vakbond of een bedrijfsarts;
  • Vertrouwenspersoon: medewerker die door de directie is aangewezen om als zodanig te functioneren.

Artikel 2 Reikwijdte

Onder deze regeling vallen klachten van een melder over vermeende onregelmatigheden binnen Hendriksen, waaronder schending van interne gedrags- of fatsoensnormen en onregelmatigheden van algemene, operationele of financiële aard.

Onder deze regeling vallen op redelijke gronden gebaseerde vermoedens van misstanden met betrekking tot Hendriksen in verband met:

2.1 Een (dreigend) strafbaar feit;

2.2 Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;

2.3 Een (dreiging van) bewust onjuist informeren van de directie, de aandeelhoudersvergadering, de compliance officer, overheidinstanties, beroepsorganisaties of gerechtelijke instanties; of

2.4 Een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie van voornoemde feiten.

Deze regeling is van toepassing op alle entiteiten en vestigingen van Hendriksen.

Artikel 3 Procedure

Een melder meldt een klacht of een vermoeden van een misstand aan de vertrouwenspersoon. De melder mag zich daarbij laten bijstaan door een raadsman.

De vertrouwenspersoon legt de melding inclusief dagtekening schriftelijk vast en laat deze vastlegging door de melder voor akkoord tekenen. Indien de melder is bijgestaan door een raadsman, verkrijgt de raadsman gelijktijdig een kopie van de vastlegging.

De vertrouwenspersoon stelt onverwijld de directie  op de hoogte van de geaccordeerde klacht of vermoeden van een misstand en van de datum waarop deze is ontvangen.

De vertrouwenspersoon zal terstond een onderzoeksteam aanstellen om de melding feitelijk te onderzoeken. Het onderzoeksteam kan uit één persoon bestaan, te weten de vertrouwenspersoon.

Het onderzoeksteam stelt naar aanleiding van zijn onderzoek een rapport van bevindingen op, dat aan de directie wordt overhandigd.

Indien uit dit rapport blijkt dat de klacht of het vermoeden van een misstand gegrond is, kan de vertrouwenspersoon maatregelen treffen, dan wel de directie adviseren om maatregelen te treffen. De vertrouwenspersoon stelt de melder op de hoogte van zijn standpunt en tot welke stappen de melding heeft geleid.

Artikel 4 Termijnen

De vastlegging van de melding, het toezenden van de melding aan de melder voor akkoord en het op de hoogte brengen van de directie van de melding geschiedt uiterlijk binnen drie werkdagen na de dagtekening van de melding.

Binnen zes weken na dagtekening van de melding rondt het onderzoeksteam zijn onderzoek en rapport van bevindingen af.

Binnen acht weken na dagtekening van de melding brengt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van zijn standpunt en tot welke stappen de melding heeft geleid.

Indien het standpunt niet binnen de termijn van lid 3 kan worden gegeven, stelt de vertrouwenspersoon de melder hiervan schriftelijk in kennis en geeft daarbij gemotiveerd aan binnen welke termijn de melder het standpunt alsnog zal ontvangen.

Artikel 5 Taak directie

De melder kan een klacht of een vermoeden van een misstand melden aan de directie, indien:

hij het niet eens is met het standpunt van de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 3 lid 5;

hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de gestelde termijn van artikel 4 lid 3;

de termijn als bedoeld in artikel 4 lid 4 onredelijk lang is;

de klacht of het vermoeden van een misstand de vertrouwenspersoon betreft;

de melder gegronde redenen heeft te vermoeden dat de vertrouwenspersoon deze regeling schendt;

De directie benoemt terstond één van zijn leden om de klacht te behandelen. Het benoemde directielid stuurt een schriftelijke bevestiging van ontvangst aan de melder en zal terstond een onderzoeksteam aanstellen om de melding feitelijk te onderzoeken. Het onderzoeksteam kan uit één persoon bestaan.

Het onderzoeksteam stelt naar aanleiding van zijn onderzoek een rapport van bevindingen op, dat aan de directie wordt overhandigd.

Indien uit dit rapport blijkt dat de klacht of het vermoeden van een misstand gegrond is, kan het benoemde directielid maatregelen treffen, dan wel de directie adviseren om maatregelen te treffen. De directielid stelt de melder en de vertrouwenspersoon op de hoogte van zijn standpunt en tot welke stappen de melding heeft geleid.

Artikel 4 lid 2 tot en met 4 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6 Vertrouwelijkheid

De melder, de vertrouwenspersoon, de directie en de leden van het onderzoeksteam behandelen de melding, het onderzoek, het rapport van bevindingen en het ingenomen standpunt vertrouwelijk.

Van lid 1 mag slechts afgeweken worden, indien een wettelijke bepaling, een ambtelijk bevel of een rechterlijk oordeel tot openbaarheid verplicht.

Artikel 7 Anonieme meldingen

Hendriksen opent de mogelijkheid voor een melder om zijn klacht of vermoeden van een misstand anoniem te melden via de vertrouwenspersoon, al dan niet met tussenkomst van een raadsman. De raadsman mag de melding namens de melder anoniem voorleggen aan de vertrouwenspersoon.

De geheimhouding van de identiteit van de anonieme melder is gewaarborgd. Als de vertrouwenspersoon de identiteit kent, mag hij de identiteit slechts openbaar maken, indien die openbaarmaking door een gerechtelijke instantie wordt gevorderd.

De identiteit van de melder blijft voor de directie geheim. De ontvangstbevestiging, de termijnstelling en de standpuntbepaling door de directie worden verstuurd aan de vertrouwenspersoon. Deze stuurt de documenten door aan de melder, als hij de identiteit van de melder kent. Als hij de identiteit niet kent, stuurt de vertrouwenspersoon de documenten door aan de raadsman.

Artikel 8 Rechtsbescherming

Hendriksen waarborgt dat een melder die overeenkomstig deze regeling te goeder trouw een klacht of een vermoeden van een misstand meldt, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld als het gevolg van het doen van deze melding.

Hendriksen waarborgt dat een raadsman die in dienst is van werkgever, op geen enkele wijze benadeeld wordt als gevolg van het fungeren als raadsman binnen deze regeling.

Hendriksen neemt disciplinaire of arbeidsvoorwaardelijke sancties tegen een ieder die in weerwil van lid 1 en lid 2 verantwoordelijk is voor acties tegen de melder of de raadsman, waardoor diens positie wordt benadeeld.

Het bepaalde in lid 1 tot en met lid 3 geldt niet, indien de melder of de raadsman aantoonbaar opzettelijk een ongegronde melding doet.

Artikel 9 Verslag

De vertrouwenspersoon doet jaarlijks verslag aan de directie over de ontvangen meldingen en de ingenomen standpunten.

Dit verslag is zodanig opgesteld dat meldingen niet herleidbaar zijn tot de melder.

Nadat de directie het verslag heeft goedgekeurd, stuurt de vertrouwenspersoon het verslag naar de compliance officer met het oog op eventuele meldingsverplichtingen aan toezichthouders.

Artikel 10 Werking en publicatie

Deze regeling is vastgesteld door de directie.

Deze regeling is gepubliceerd op de website van Hendriksen.

Op de hoogte blijven? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief