Reiskostenvergoeding bij ziekte: wanneer stopzetten?
17 juli 2024 | Kantoornieuws
Ontvangt een werknemer een vaste reiskostenvergoeding en valt de medewerker door ziekte uit? Dan mag je als werkgever de vergoeding niet onbeperkt onbelast blijven doorbetalen. Zeker niet als de uitval door ziekte lang gaat duren. Werknemer maakt dan namelijk geen kosten voor woon-werkverkeer. De belastingdienst heeft hiervoor een aantal regels opgesteld. Welke? We leggen het uit.
Reiskostenvergoeding mag kort worden doorbetaald
Als een werknemer een minimaal aantal dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist kun je hem hiervoor een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven. In sommige cao’s is dit zelfs verplicht. Het verstrekken van deze vergoeding dient onderbouwd te worden en bij de loonadministratie aanwezig te zijn. Vaak is de vaste onbelaste reiskostenvergoeding gebaseerd op de zogenaamde 214-dagenregeling. In deze regeling wordt rekening gehouden met thuiswerken, vakantie en ook gemiddeld kort verzuim vanwege ziekte. Als een werknemer gedurende het jaar wegens ziekte uitvalt, mag je de vaste reiskostenvergoeding direct stopzetten. Wettelijk gezien hoef je de vergoeding echter niet per se direct te stoppen. Tijdens de lopende en de eerstvolgende maand mag je de reiskostenvergoeding nog onbelast doorbetalen.
Stopzetten wordt vaak vergeten
Het stopzetten van een vaste reiskostenvergoeding wordt in de praktijk vaak vergeten als een werknemer ziek wordt. Zeker als nog onduidelijk is hoe lang de uitval van werknemer door ziekte zal duren. Het is daarom van belang dit goed te monitoren!
Opnieuw opstarten reiskostenvergoeding
Wanneer mag de reiskostenvergoeding weer onbelast uitbetaald worden wanneer de medewerker hersteld is? Bij langdurige ziekte mag de vaste reiskostenvergoeding echter pas weer onbelast betaald worden vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van herstel. Houd hierbij wel rekening met eventueel afwijkende bepalingen in de arbeidsvoorwaarden en het cao.
