Je administratie efficiënt, inzichtelijk en overzichtelijk? Lees onze 6 tips!
11 januari 2021 | Blog
Tip 1: Sorteren, opruimen en plannen
Begin het jaar fris en sorteer al je post en losliggende papieren. Maak stapels van documenten die bij elkaar horen en maak een stapel om weg te gooien. Maak een vaste werkwijze voor de rest van het jaar voor het openen en ordenen van zowel post als e-mails. Werk met diverse (digitale) mappen zoals ‘wachtend op betaling’, ‘vereist actie’ en ‘betaald’. Zorg voor overzicht in de facturen die je nog moet betalen, waar je wellicht nog een vraag over hebt of die al betaald zijn.
Plan vervolgens in je (digitale) agenda vaste deadlines met een terugkeerpatroon. Denk hierbij aan het overmaken van het salaris van je personeel, het maken van offertes/facturen en een planningsoverleg met je personeel. Plan tenslotte een uurtje per week voor het bijwerken van je administratie. Voorkom uitstelgedrag en heb het hele jaar controle en inzicht in de huidige stand van je administratie.
Tip 2: Van uitstel komt afstel en van uitstel komen extra kosten
Het uitstellen van administratieve zaken kost je geld. Breng je geen offertes uit? Dan komen er ook geen nieuwe klanten. Heb je debiteuren die je nog een aanmaning moet sturen? Het uitstellen van deze klus zorgt ervoor dat je alleen maar langer moet wachten op je geld. Dien jij je de belastingaangifte te laat in? Dan zijn boetes en extra belastingrente onoverkomelijk. Voorkom extra kosten en plan deze momenten in je (digitale) agenda in. Ook onze derde en vierde tip helpen bij het voorkomen van extra kosten.
Tip 3: Automatiseer en houd tijd over
Nog te vaak zien we bij Hendriksen ondernemers die handmatig alle bankmutaties overtypen in de boekhouding. Wees slim en zorg voor een werkende bankkoppeling met je boekhouding. Hiermee bespaar je uiteindelijk een hoop tijd! Wat dacht je van inkoopfacturen die je digitaal naar je boekhouding verstuurt en de software die facturen automatisch verwerkt? Of maak verkoopfacturen in je boekhoudsoftware en ook die worden rechtstreeks geboekt in je administratie. Hendriksen kan je hier bij helpen!
Tip 4: Maak betalen voor debiteuren eenvoudig met een iDEAL-link
Heb jij ook een hoog debiteurensaldo en wil je dit saldo verlagen? Dit kan door gebruik te maken van debiteurensoftware Payt. Na het versturen van een factuur gaat niet alleen de opvolging automatisch, ook worden de e-mails voorzien van een iDEAL-link. Uit onderzoek blijkt dat bijna 40% van de facturen met een iDEAL-link nog op dezelfde dag worden betaald. Voor normale facturen zonder iDEAL-link is dit slechts 5%. Hendriksen is gecertifieerd Payt Partner, neem contact met ons op voor meer informatie.
Tip 5: Vraag je leveranciers om digitale facturen
Ontvang je nog facturen via de post van leveranciers? Neem contact met ze op en vraag of ze de facturen digitaal kunnen sturen. Het digitaal verwerken van facturen van leveranciers is dan mogelijk. Voor je eigen administratie kun je er natuurlijk altijd voor kiezen om een factuur alsnog geprint in een map op te bergen.
Tip 6: Laat je administratie controleren
Houd je zelf je administratie bij? Vroeg of laat loop je tegen belastingwetgeving aan. De complexiteit van deze regels is voor veel ondernemers een struikelblok. Merk jij dat je ook niet goed weet hoe je belastingwetgeving moet toepassen? Laat een adviseur van Hendriksen meekijken en je voorzien van (proactief) advies. In veel gevallen verdient een adviseur zichzelf weer terug door het geld dat je dan bespaart. Ook fijn aan een adviseur van Hendriksen is dat ze altijd adviseren met een vooruitziende blik. Je hoort van je accountant het liefst zinnen als: “Ik heb even naar je cijfers gekeken en ik denk dat je er verstandig aan doet om investeringen nog dit jaar te doen om boven de € 2.400 uit te komen. Dan kom je nog in aanmerking voor de investeringsaftrek of om de voorlopige aanslag inkomstenbelasting te verhogen.” Je zit vanzelfsprekend niet te wachten op zinnen als: “Dit en dit had je eigenlijk moeten doen…”
Heb je behoefte aan een sparringpartner of een kritische blik? Neem contact op met MKB-adviseur Roland Knol of bel naar 0546 – 62 99 00 voor meer informatie over een samenwerking. Of vraag eenvoudig een adviesgesprek aan via de knop hieronder.