Tips voor een productievere werkplek
17 september 2018 | Blog
Werken op kantoor heeft zo zijn voor- en nadelen. Een bureau vol papier en de uren die je bij de scanner doorbrengt zijn nou niet iedereens favoriet. Wij geven je graag een aantal tips om productiever op kantoor te werken en je werkplek meer gestructureerd te maken. Orden je documenten en gebruik handige tools om bijvoorbeeld het scannen te vergemakkelijken.
Tip 1, plan tijd in om alles goed te structureren
Maak jij je ook schuldig aan een niet-zo-clean-desk-policy? Zorg dan dat je binnenkort een uur (of meer als je denkt meer tijd nodig te hebben) waarin je bezig gaat met het organiseren van alles wat op je bureau ligt. Sorteer alles in de juiste mappen en gooi weg wat weg kan. Dit brengt ons meteen bij de tweede tip.
Tip 2, online is het nieuwe offline
Ja, het is voor sommige documenten noodzakelijk om deze geprint in mappen te hebben. Heb je echter documenten waarbij dit niet nodig is, zorg dan dat je deze op je computer zet door ze in te scannen bijvoorbeeld. Daarnaast is het handig om bijvoorbeeld het programma OneNote te gebruiken, hierin kun je super eenvoudig allemaal documenten bewaren en heb je altijd alles tot je beschikking. Van gespreksverslagen en aantekeningen, tot visitekaartjes die je hier in kwijt kunt.
Tip 3, dit zijn de meest handige apps en programma’s
Zoals hierboven gezegd is OneNote een ideale uitkomst voor mensen die veel documenten zelf typen zoals gespreksverslagen, interviews of andere notities. Dit programma maakt het mogelijk om alles op één plek te structureren en te organiseren. Je hebt met OneNote altijd al je aantekeningen en documenten bij de hand, waar je ook bent. Daarnaast zijn apps als Scannable of CamScan ideaal om met je mobiel documenten te scannen en als pdf op te slaan. Met deze apps kun je documenten als facturen, visitekaartjes en zelfs ID-bewijzen scannen en opslaan. Je kunt gescande facturen daarnaast gemakkelijker inboeken in je online boekhoudprogramma zoals iMuis. Je hoeft dus niet meer uren bij de scanner door te brengen, dit scheelt je tijd, energie en frustratie!
Tip 4, houd het bij!
We weten het, dit is het moeilijkste gedeelte… Maar als je bureau eenmaal netjes is en alles geordend is, dan is het natuurlijk veel makkelijker om het bij te houden, dan wanneer je steeds achter de feiten aan loopt. Door meer op je computer te zetten dan op je bureau te leggen, voorkom je veel onrust. Handige apps maken scannen eenvoudiger en sneller. En tot slot is het voor de echte chaoten onder ons goed om tijd in te plannen om eens flink huis te houden in en op je kantoor. Ruim eens flink op, zodat je weer met een schone lei verder kunt.
Op het gebied van automatisering hebben we bij Hendriksen veel verschillende mogelijkheden. Deze mogelijkheden zijn voor iedere ondernemer geschikt, of je nu een grote, of kleine onderneming hebt, of een ZZP’er bent, automatisering kan je flink veel tijd en geld besparen. Bekijk onze mogelijkheden van onze online diensten en mocht je vragen hebben dan helpen we je graag. Je kunt bij vragen altijd contact opnemen met één van onze specialisten via 0546-629900 of door te mailen naar info@hendriksen.nl.
Heb je daarnaast al één van onze Hend-Out Specials geraadpleegd? Hend-Out Specials geven je handvatten en kunnen je helpen met verschillende onderwerpen.
Bekijk bijvoorbeeld eens onze Hend-Out Specials: De Innovatieregeling, AVG of Werkkostenregeling.
Auteur: Lonne Dijkhuis (Marketing & Communicatie)