Als werkgever omgaan met vergoeden/inrichten thuiswerkplek?
10 juni 2025 | Algemeen
Hoe ga je als werkgever om met het vergoeden of inrichten van een thuiswerkplek?
Steeds meer werknemers werken (deels) thuis. Maar hoe regel je als werkgever op een fiscaal aantrekkelijke manier de inrichting van die thuiswerkplek? Hieronder zetten we de mogelijkheden overzichtelijk voor je op een rij.
1. Vergoeding zonder factuur: minder aantrekkelijk
Geef je een vergoeding voor het inrichten van de thuiswerkplek zónder dat daar een factuur tegenover staat? Dan valt deze vergoeding volledig binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Dat komt doordat je als werkgever niet kunt aantonen of de vergoeding daadwerkelijk besteed wordt aan de inrichting van een thuiswerkplek. Dit kan fiscaal onvoordelig uitpakken.
2. Vergoeding op basis van facturen: gericht vrijgesteld
Veel voordeliger is het om bepaalde voorzieningen op basis van een factuur te vergoeden. Denk hierbij aan:
- Een bureaustoel of bureau (mits ergonomisch en arbo-verantwoord),
- Kasten,
- Een beeldschermbril,
- Of bijvoorbeeld een laptop.
Als deze voorzieningen (gedeeltelijk) op de thuiswerkplek gebruikt worden én voldoen aan de arbovoorschriften, dan vallen ze onder de gerichte vrijstellingen van de WKR. Ze drukken dan niet op de vrije ruimte.
Let op: als werkgever ben je óók verantwoordelijk voor een gezonde en veilige thuiswerkplek. Zorg er dus voor dat deze voldoet aan de arboregels.
3. Leg afspraken vast in een thuiswerkovereenkomst
Voordat je overgaat tot het vergoeden of beschikbaar stellen van thuiswerkvoorzieningen, is het verstandig om afspraken met de werknemer vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst.
Wij helpen je graag met het opstellen van een actuele en juridisch kloppende versie.
4. De thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag
Naast bovenstaande mogelijkheden mag je als werkgever ook een onbelaste vergoeding van € 2,40 per thuiswerkdagtoekennen (2025).
Let op: op dagen waarop je deze thuiswerkvergoeding betaalt, vervalt de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
5. Materiaal ter beschikking stellen: fiscaal voordelig
Je bent als werkgever niet verplicht om de thuiswerkplek via een vergoeding te regelen. Je kunt ook zelf het materiaal ter beschikking stellen (bijvoorbeeld door een bureau of laptop aan te schaffen).
Belangrijk hierbij is wel dat:
- De werknemer het materiaal inlevert bij uitdiensttreding,
- Of het overneemt tegen de marktwaarde,
- Of dat je de besparingswaarde aanwijst als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte (mits voldaan wordt aan de gebruikelijkheidstoets).
6. Noodzakelijkheidscriterium: gericht vrijgesteld bij werkgerelateerd gebruik
Voor zaken zoals laptops of mobiele telefoons geldt een gerichte vrijstelling, mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent:
- De voorziening is volgens de werkgever noodzakelijk voor het werk,
- De werkgever betaalt (zonder bijdrage van de werknemer),
- De werknemer levert het item weer in als het niet meer nodig is voor het werk.
Ook als de werknemer er privévoordeel van heeft, hoef je dat voordeel niet tot het loon te rekenen. Wil de werknemer liever een luxere uitvoering? Dan mag je hiervoor een eigen bijdrage vragen, die je van het nettoloon aftrekt of laat uitruilen tegen belast loon.
Hulp of advies nodig?
Wil je advies over hoe je dit het beste kunt regelen binnen jouw organisatie? Of heb je hulp nodig bij het opstellen van een thuiswerkovereenkomst? Onze adviseurs denken graag met je mee.
