Cafetariaregeling en fiscale ruimte bij reiskosten
14 april 2026 | Kantoornieuws
Cafetariaregeling en fiscale ruimte bij reiskosten. Laat deze ruimte en mogelijkheid niet ongebruikt verloren gaan!
Reiskosten zijn voor veel medewerkers een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Vergoed je minder dan € 0,23 per kilometer, dan ontstaat er fiscale ruimte. Die kun je als werkgever strategisch inzetten. Dit kan voordeel opleveren voor zowel je medewerkers als je organisatie, mits je het goed inricht binnen de fiscale regels en de Werkkostenregeling (WKR).
Wat is fiscale ruimte uitruil
Fiscale ruimte uitruil betekent dat een medewerker een deel van het bruto inkomen ruilt voor een onbelaste reiskostenvergoeding.
Hierdoor:
- betaalt de medewerker minder loonheffingen en sociale premies, wat resulteert in een hoger netto inkomen
- ontstaat meer flexibiliteit binnen arbeidsvoorwaarden
- benut je als organisatie de fiscale ruimte binnen de WKR efficiënter, wat kan zorgen voor een lagere belasting- en premiedruk
Deze uitruil is vooral relevant als de reiskostenvergoeding lager ligt dan de fiscaal toegestane € 0,23 per kilometer, bijvoorbeeld door een cao of bedrijfsregeling.
Hoe ontstaat fiscale ruimte
Vergoed je als werkgever minder dan € 0,23 per kilometer, dan ontstaat er een verschil tussen wat fiscaal maximaal mogelijk is en wat daadwerkelijk wordt vergoed. Dat verschil is de fiscale ruimte.
Deze ruimte kun je benutten via een schriftelijke cafetaria- of uitruilregeling, waarbij een medewerker een brutoloonbestanddeel inlevert in ruil voor een extra onbelaste reiskostenvergoeding.
Zo voer je fiscale ruimte uitruil juist in
- Bereken per medewerker de fiscale ruimte: wat is maximaal mogelijk en wat wordt daadwerkelijk vergoed
- Stel een duidelijke uitruilregeling op en bepaal welke looncomponenten kunnen worden geruild, zoals brutoloon, bovenwettelijk verlof of evt. een eindejaarsuitkering. Communiceer helder naar medewerkers over de voordelen, keuzes en gevolgen voor het nettoloon en de fiscale positie
- Zorg voor een juiste verwerking in de loonadministratie en leg de uitruil schriftelijk vast
- Evalueer jaarlijks of de regeling nog optimaal is, zeker bij wijzigingen in fiscale regels
Belangrijk om te weten
De fiscale ruimte ontstaat doordat de Belastingdienst een richtnorm hanteert voor onbelaste reiskosten, zoals de 214-dagenregeling voor een fulltimer.
Benut je de fiscale ruimte niet, dan gaat deze verloren. Tijdige evaluatie is daarom belangrijk.
Het gebruik van fiscale ruimte kan effect hebben op inkomensafhankelijke regelingen, zoals toeslagen. Ook kan het beperkte gevolgen hebben voor een WW- of WIA-uitkering.
Daarnaast kun je als werkgever een deel van de vrije ruimte binnen de WKR gebruiken om hogere reiskosten, bijvoorbeeld door gestegen brandstofprijzen, deels/tijdelijk te compenseren.
Vragen? Neem dan gerust contact op met je salarisadviseur voor meer informatie.
