Onbelaste verblijfkosten 2025
20 augustus 2025 | Kantoornieuws
Onbelaste vergoedingen tijdelijke verblijfkosten 2025
Werknemers maken tijdens zakelijke reizen vaak verblijfkosten. Onder voorwaarden mag u deze tijdelijke verblijfkosten onbelast (gericht vrijgesteld) vergoeden. Voor de hoogte van deze vergoedingen kunt u aansluiten bij de bedragen die ambtenaren ontvangen bij dienstreizen.
Wanneer is een vergoeding belastingvrij?
Een vergoeding voor verblijfkosten is alleen belastingvrij als er sprake is van tijdelijk verblijf. Dit kan in de volgende situaties:
-
Ambulante werknemers: werknemers die naar wisselende arbeidsplaatsen reizen;
-
Werknemers die maximaal 20 dagen in een referentieperiode op dezelfde arbeidsplaats werken.
Let op:
Gaat een werknemer vaker dan 20 dagen naar dezelfde locatie, maar niet aaneengesloten? Dan loopt de referentieperiode gewoon door bij korte onderbrekingen. Alleen bij langere onderbrekingen start een nieuwe referentieperiode, waarna opnieuw tot 20 dagen wordt geteld.
Daarnaast mag u tijdelijke verblijfkosten onbelast vergoeden aan werknemers die nog niet op hun vaste werkplek wonen, bijvoorbeeld bij:
-
Tijdelijke projecten;
-
Werknemers in hun proeftijd.
Aansluiten bij cao Rijk-vergoedingen
Voor de hoogte van de vergoedingen mag u dezelfde bedragen hanteren als die voor ambtenaren op dienstreis gelden. Daarbij geldt:
-
De werknemer moet zich in een vergelijkbare situatie bevinden als een ambtenaar op dienstreis;
-
U moet zich houden aan de voorwaarden zoals vastgelegd in onderdeel 10.2 van de cao Rijk (sinds 2024 verplicht).
Belangrijke voorwaarden uit de cao Rijk:
-
Er hoeft geen betaalbewijs of factuur te worden overlegd;
-
U moet wel aannemelijk maken dat de werknemer daadwerkelijk voor werk heeft gereisd en overnacht.
Vergoedingen 2025 (binnenlandse dienstreizen)
| Kostenpost | Vergoeding cao Rijk | Gericht vrijgesteld bedrag |
|---|---|---|
| Kleine uitgaven overdag | € 7,02 | € 6,27 |
| Kleine uitgaven ’s avonds | € 20,95 | € 12,54 |
| Logies | € 152,19 | € 150,55 |
| Ontbijt | € 14,87 | € 14,87 |
| Lunch | € 21,40 | € 12,51 |
| Avondmaaltijd | € 32,37 | € 31,40 |
Het verschil tussen de cao Rijk-vergoeding en het gericht vrijgestelde bedrag is belast loon. U kunt dit verschil:
-
Belasten als individueel loon bij de werknemer, of
-
Aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Vrije ruimte WKR in 2025
-
Tot een fiscale loonsom van € 400.000: 2%;
-
Over het meerdere boven € 400.000: 1,18%.
Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.
