Waarschuwingsbrief: aan welke voorwaarden moet deze voldoen?
19 augustus 2026 | Kantoornieuws
Waarschuwingsbrief: aan welke voorwaarden moet deze voldoen?
Een officiële schriftelijke waarschuwing kan een belangrijk middel zijn om ongewenst gedrag van een werknemer te corrigeren.
Een goed opgestelde waarschuwingsbrief is bovendien belangrijk voor de dossieropbouw. De brief kan later van waarde zijn bij een eventuele schorsing of ontslagprocedure.
De wet schrijft niet precies voor wanneer een werkgever een waarschuwing moet geven of hoe lang deze geldig blijft. Wel is het belangrijk dat werknemers weten welke regels binnen de organisatie gelden. Deze regels kunnen bijvoorbeeld zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst, cao of het personeelshandboek.
Bij het opstellen van een schriftelijke waarschuwing worden in de praktijk regelmatig fouten gemaakt. Houd daarom minimaal rekening met de volgende vijf punten.
1. Omschrijf de overtreding concreet
Vermeld duidelijk wat er is gebeurd, wanneer dit heeft plaatsgevonden en waarom het gedrag niet acceptabel is.
2. Leg de reactie van de werknemer vast
Heeft de werknemer tijdens een gesprek een verklaring gegeven of de overtreding erkend? Neem dit dan op in de brief.
3. Verwijs naar eerdere gesprekken of waarschuwingen
Als eerder gesprekken zijn gevoerd of waarschuwingen zijn gegeven, leg dan de relatie met de huidige situatie vast.
4. Koppel de overtreding aan interne regels
Verwijs naar het personeelshandboek, een reglement of andere afspraken die zijn overtreden.
5. Benoem de gevolgen van herhaling
Maak duidelijk welke maatregelen kunnen volgen wanneer het gedrag zich opnieuw voordoet. Denk bijvoorbeeld aan een laatste waarschuwing, schorsing of ontslag.
Praktische tip
Laat de werknemer de waarschuwing voor ontvangst tekenen. U kunt de brief ook aantoonbaar per post of e-mail versturen. Bewaar altijd een kopie in het personeelsdossier.
